Donos de bar, restaurante, lanchonete ou qualquer outro estabelecimento do segmento de alimentos e bebidas precisam ficar de olhos bem abertos com o estoque para não perderem dinheiro. Isso porque o desequilíbrio no controle sobre as mercadorias, o que envolve questões como quantidade de entrada e saída, validade e identificação do produtor, coloca em risco a falta e o acúmulo de produtos. Em outras palavras, a falta de gerenciamento do estoque representa uma interrupção do trabalho ou um recurso parado na prateleira, mas que poderia ser investido em outra área.
Por trás de todo gerenciamento existe uma parruda documentação de todo movimento feito dentro do estoque. Com algumas fichas preenchidas manual ou digitalmente tudo fica registrado, o que reduz as chances de perda ou sobra de produtos. Tome nota dos cinco principais controles.
Cada setor que precise de algum produto faz a requisição de mercadoria, na qual deve constar a assinatura do requisitante ou da chefia
Ficha de prateleira
É o instrumento básico de anotação e deve ser preenchido a cada variação. O fato de estar na prateleira facilita o manuseio e a confrontação com o estoque.
Ficha de estoque
Descreve toda a movimentação do produto. Detecta histórico de consumo, entrada e saída e a evolução de preços.
Requisição de mercadoria
É um instrumento de retirada de produtos junto ao estoque. Cada setor que precise de algum produto faz a requisição na qual deve constar a assinatura do requisitante ou da chefia.
Identificação de mercadoria
Todo produto deve indicar de maneira clara: nome do produtor, números de registro (inscrição estadual, CCM, CNPJ e fiscalização sanitária). “O ideal é que somente duas pessoas, uma durante o dia e outra à noite, respondam pelo estoque”, afirma Vera Araújo, professora do curso de Gastronomia da Universidade Anhembi Morumbi, que ainda recomenda que o local seja mantido fechado, ainda que possa ser visto de fora por meio de porta gradeada, para facilitar o controle.
Inventário periódico
Esse passo da documentação trata da pesagem e contagem de todos os itens em estoque, promove a apuração de consumo real pela diferença entre estoques iniciais, estoques finais e volume de compras durante um período. Sua utilização pode levar a um aprimoramento na apuração dos custos com matérias-primas da seguinte maneira:
- Controle do desempenho do restaurante durante períodos estabelecidos: semanal, quinzenal ou mensal.
- Apuração deve ser feita por duas pessoas, sendo uma de alimentos e bebidas e outra da controladoria.
- Caso haja algum tipo de distorção, deverá ser verificado o motivo da distorção e apurado o relatório de consumo.
- Deve-se desenvolver inventários separados para alimentos e bebidas.
